Persondatapolitik

Her kan du læse, hvordan vi behandler personlige oplysninger på Søstjerneskolen 

Formålet er at styrke sikkerheden omkring personoplysninger, for eksempel oplysninger om børnenes diagnoser, cpr-numre eller familieforhold. 

På Søstjerneskolen tager vi databeskyttelse alvorligt. Herunder beskriver vi, hvordan vi indsamler de personoplysninger, hvordan vi bruger dem, samt jeres ret til at have kontrol med denne information. Den generelle forordning om databeskyttelse er et sæt love i Den europæiske Union. 

Vi er dataansvarlige. Du kan kontakte os således:  

Søstjerneskolens adresse: Trondhjems Plads 3, 1.-4., 2100 København Ø. 

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, skal den sendes på Digital Post. Digital Post er en service på de fælles-offentlige portaler Borger, E-Boks og Virk. For at sende en sikker e-mail til Søstjerneskolen på de fælles-offentlige portaler, skal den sendes til Søstjerneskolens CVR-nummer: 28968191. 

Søstjerneskolens fælles e-mail kontor@soestjerneskolen.dk er også en sikker e-mailadresse, men for at sende sikkert, skal du ligeledes sende fra en sikker e-mailadresse.  

Formål med behandling af personoplysninger 

Vi behandler oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtelser som dagbehandlingstilbud. Eksempelvis indhenter vi oplysninger om elever og forældre i forbindelse med indskrivning på skolen. 

Søstjerneskolen tilstræber at behandle så få oplysninger som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig og sagligt begrundet. Vi har aldrig solgt og vil aldrig sælge dem til tredjepart.  

Kategori af personoplysninger 

Almindelige oplysninger 

Vi behandler almindelige oplysninger som fx navn, adresse, køn, alder mv. Det er almindelige oplysninger for driften, der ikke kræver dit samtykke. 

Følsomme oplysninger 

Vi behandler også følsomme oplysninger. Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige og lovpligtige forpligtelser, på baggrund af samtykke. Det drejer sig f.eks. om cpr-nr., helbredsoplysninger, f.eks. diagnoser, domme og lovovertrædelser. 

Andre oplysninger 

  • Oplysninger om faglige resultater og standpunkt
  • Oplysninger om deltagelse i prøver og eksamen
  • Oplysninger om fravær og fraværsgrunde i henhold til lovgivningen
  • Foto, som kræver samtykke

Derudover behandler vi oplysninger om væsentlige, sociale problemer og andre private forhold, f.eks. om familieforhold, institutionshistorik, relationer og fritidsinteresser, underretninger fra myndigheder og institutioner samt information vedr. behandlingsforanstaltninger. 

Listen er ikke udtømmende, men oplysningerne vil kun blive behandlet af relevant fagpersonale og søgt begrænset.  

Modtagere  

Søstjerneskolen har retningslinjer for, hvilke konkrete personoplysninger, der anvendes, og hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og deres familie. 

Vi har arbejds- og brugerbetinget adgang, hvilket betyder, at det kun er de medarbejdere, der er godkendt til det, der har adgang til personoplysningerne. 

Vi videregiver oplysninger til sagsbehandler, til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi efter reglerne er forpligtet. 

Brug af billeder/videoer på diverse medier vil kun ske efter samtykke. 

Søstjerneskolen bruger dog også eksterne leverandører i forhold til fx elektronisk behandling af data. Disse eksterne parter behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale, som skolen har indgået med leverandøren.   

Opbevaring af personoplysninger 

Søstjerneskolen opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området. Disse oplysninger ligger i en sikker database med tilhørende databehandleraftale. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser. 

 Retten til at trække samtykke tilbage 

Hvis du har givet et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår af samtykkeerklæringen eller på en af de kanaler, der anført ovenfor. 

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. 

Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.  

Jeres rettigheder 

Efter databeskyttelsesreglerne har en registreret en række rettigheder i forhold til behandling af personoplysninger. Hvis I vil gøre brug af jeres rettigheder, skal I kontakte os. 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger. 

Søstjerneskolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. 

Ret til berigtigelse 

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. 

Ret til sletning 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 

Vores generelle retningslinjer er som følgende: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Søstjerneskolens dokumentation for vores administration af børn og unges indskrivning. Ellers søges det slettet hurtigst muligt. 

Ret til begrænsning af behandling 

Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 

Ret til at transmittere 

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring. 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk. 

 Klage til Datatilsynet 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk  

Databrud 

Hvis der sker brud på persondatasikkerheden, skal skolen melde det til Datatilsynet, om muligt senest 72 timer efter, at skolen er blevet bekendt med bruddet. Indebærer databruddet en høj risiko for personers rettigheder, skal skolen også underrette de registrerede om bruddet, så snart det med rimelighed er muligt. 

Du er altid velkommen til at kontakte os med spørgsmål om GDPR (persondataforordningen).